SPEDIZIONI, FATTURAZIONE E RESI
Dall'ordine confermato alla merce consegnata: assegnazione dello stock, prelievo e imballo con barcode, colli e packing list, DDT e fattura elettronica, documenti doganali già compilati, resi e note di credito collegati alla fattura d'origine.
È qui che si vede se i dati erano giusti
Spedizione e fatturazione sono il punto in cui tutto il lavoro fatto prima diventa un documento: il cliente, le condizioni, i prezzi, la merce, i pesi, le composizioni, i codici doganali. Se quei dati vivono in sistemi diversi, qui si ricopiano a mano, ed è qui che nascono gli errori: il collo sbagliato, la fattura da stornare, la bolla doganale rifatta.
In Just Fashion i documenti di uscita non si compilano: si generano, secondo regole stabilite a monte. L'ordine confermato viene assegnato alla merce, prelevato e imballato con lettura barcode o RFID; il sistema compone i colli, stampa packing list ed etichette, emette DDT e fattura elettronica e la trasmette allo SDI. Le informazioni obbligatorie per l'export arrivano dall'anagrafica di prodotto, senza essere ribattute.
Lo stesso meccanismo serve tutti i canali (wholesale, e-commerce, marketplace, negozi, conto vendita e trasferimenti interni), con una sola anagrafica clienti e un solo magazzino, e con la numerazione dei documenti organizzata come serve all'azienda: unica, oppure separata per canale e per tipo di documento. E quando la merce torna indietro, il reso riparte dal documento originale: autorizzazione, controllo, reintegro e nota di credito collegata alla fattura.
Il documento giusto è deciso a monte, non al banco spedizioni
Spedire a un cliente wholesale, rifornire un negozio della catena, trasferire merce tra due punti vendita, mandarla in conto vendita: per il magazzino sono sempre spedizioni. In Just Fashion sono tutte orchestrate dagli ordini clienti.
Ogni ordine porta con sé la sua causale. Attraverso le assegnazioni, e secondo regole predefinite, l'ordine si trasforma in lista di prelievo. Le stesse regole stabiliscono anche quale documento uscirà dalla logistica: DDT, fattura immediata, fattura proforma valorizzata per l'estero, con il numeratore e il modello di stampa corretti.
Il processo di emissione dei documenti è quindi definito una volta, a monte. Chi lavora in magazzino non deve sapere se quella spedizione richiede una bolla o una fattura, se va in Italia o all'estero, se è una vendita o un trasferimento: preme il pulsante e ottiene il documento corretto.
Dalla causale al documento
Il percorso che ogni spedizione segue, senza che l'operatore debba scegliere nulla.
Il flusso
Cosa decide la regola
Per quali spedizioni
Un pulsante, il documento corretto
Le decisioni che di solito ricadono sull'operatore al momento della spedizione, e che sono all'origine della maggior parte degli errori, vengono prese una volta sola, quando si configurano causali e regole. Da lì in avanti il magazzino esegue, e l'amministrazione ritrova documenti già coerenti con il canale, la destinazione e la numerazione previsti.
Clienti, negozi, trasferimenti: sono tutte spedizioni
Il canale cambia il modo in cui l'ordine entra, non il modo in cui la merce esce. Tutti i flussi passano per la stessa assegnazione e lo stesso prelievo; è la causale dell'ordine, attraverso le regole, a decidere quale documento li accompagna.
Wholesale
Clienti, agenti e showroom: l'ordine di collezione o di riassortimento viene assegnato, prelevato e spedito con DDT e fattura, con i documenti export quando la destinazione è fuori dall'Italia.
E-commerce e marketplace
Gli ordini di Shopify e dei marketplace arrivano in tempo reale. Con un click si emettono fattura, evasione, scarico di magazzino ed etichetta del corriere più conveniente per quella spedizione, e il tracking torna allo store.
Negozi e POS
Le vendite dei punti vendita confluiscono nell'ERP, e i corrispettivi possono essere trasmessi all'amministrazione fiscale del paese in cui si trova il negozio. Quando il cliente la chiede, si genera la fattura di vendita, con la stessa anagrafica del resto dell'azienda e, se serve, con un numeratore dedicato ai negozi.
Conto vendita e trasferimenti
La merce in conto vendita e i trasferimenti tra negozi viaggiano come ordini, con la loro causale, e partono con il DDT oppure, per l'estero, con la fattura proforma valorizzata. Muovono il magazzino con le stesse regole e la stessa tracciabilità di una vendita.
Dall'ordine confermato alla nota di credito
Ogni passaggio riusa i dati del precedente. Il magazzino lavora con il lettore in mano, l'amministrazione trova i documenti già pronti.
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Assegnazione della merce
L'ordine confermato viene assegnato alla giacenza di magazzino oppure pre-assegnato alla commessa di produzione in arrivo. La disponibilità si aggiorna subito su tutti i canali.
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Lista di prelievo
Il sistema genera le liste di prelievo per gli operatori, con i capi da prendere per modello, colore e taglia.
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Imballo con barcode o RFID e composizione dei colli
Ogni capo viene letto e assegnato al proprio collo. Il controllo è fatto dalla lettura, non a occhio: quello che non corrisponde all'ordine si vede subito.
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Packing list ed etichette collo
Dai colli composti nascono la packing list, con il contenuto di ciascun collo, e le etichette da applicare alle scatole.
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DDT, fattura e documenti per l'export
Si emettono DDT e fattura elettronica, con HS code, composizione, Made in e peso già sui documenti, e dove serve riepilogo doganale e dichiarazioni.
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Spedizione e tracking
L'etichetta del corriere si genera dallo stesso flusso, e il numero di tracking resta collegato alla spedizione.
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Invio allo SDI
La fattura elettronica parte verso il Sistema di Interscambio senza passaggi esterni.
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Reso e nota di credito
Se la merce torna, il reso si autorizza con la sua causale, si controlla all'ingresso, si reintegra a magazzino e si chiude con sostituzione o nota di credito collegata alla fattura originaria.
Il dato entra una volta, esce su ogni documento.
Cliente, condizioni, prezzi, composizioni, pesi e codici doganali sono già nel sistema. Ogni documento di uscita li riprende da lì, invece di chiederli di nuovo a qualcuno.
Evasione, documenti e post-vendita in un unico flusso
Tutti i moduli lavorano sugli stessi ordini, sulla stessa giacenza e sulla stessa anagrafica: niente esportazioni verso altri programmi per stampare una bolla o una fattura.
1. Assegnazione dello stock e liste di prelievo
Per essere spedito, l'ordine confermato viene assegnato alla giacenza di magazzino oppure pre-assegnato alla commessa di produzione in arrivo: la merce destinata a quel cliente è impegnata e non può essere venduta due volte, su nessun canale.
La maschera di gestione delle assegnazioni mette in fila, per modello e colore, tutti gli ordini dei clienti che aspettano quella merce, con il periodo di consegna. Per ciascuno si vede ordinato, spedito, in lista di prelievo, assegnato e mancante: si capisce subito chi è già servito e chi resta scoperto.
L'assegnazione si fa taglia per taglia: aprendo la riga compare la griglia delle taglie con il mancante e le quantità da assegnare, modificabili. Quando la merce non basta per tutti, si decide chi servire prima, per data di consegna, per cliente o per canale, invece di lasciarlo al caso.
Dall'assegnazione, applicando le regole predefinite legate alla causale dell'ordine, il sistema genera le liste di prelievo per gli operatori di magazzino, organizzate per ordine, con modello, colore e taglia di ogni capo. La lista sa già quale documento produrrà al termine dell'imballo.
- Assegnazione da giacenza o da commessa di produzione in arrivo
- Per ogni ordine: ordinato, spedito, in prelievo, assegnato, mancante
- Assegnazione per taglia, con quantità modificabili
- Priorità tra clienti quando la merce non basta per tutti
- Disponibilità aggiornata in tempo reale su tutti i canali
- Liste di prelievo per ordine, modello, colore e taglia
2. Imballo con barcode o RFID, colli e packing list
L'imballo è guidato dalla lettura barcode o RFID: ogni capo letto viene confrontato con l'ordine e assegnato al proprio collo. Un capo in più, una taglia sbagliata o un colore diverso si vedono al momento, non quando il cliente apre la scatola.
Dai colli composti il sistema produce la packing list dei colli, con il dettaglio di che cosa contiene ciascuno, e le etichette collo da applicare alle scatole. Chi riceve la merce sa esattamente cosa trova dentro, e i controlli in accettazione diventano rapidi.
- Verifica dell'imballo con barcode e tag RFID
- Composizione dei colli capo per capo
- Packing list con il contenuto di ogni collo
- Stampa delle etichette collo
3. Spedizione con i corrieri e tracking
L'etichetta del corriere non si prepara su un altro portale. Just Fashion è integrato con GSPED, piattaforma multi-corriere con oltre 300 corrieri: l'etichetta AWB si genera dallo stesso flusso della fattura, e il numero di tracking resta collegato alla spedizione.
Per gli ordini e-commerce basta un click: fattura di spedizione, evasione, scarico di magazzino ed etichetta AWB. Il fulfillment torna sullo store con il tracking, e il cliente riceve in automatico la mail di spedizione.
E il corriere non lo sceglie l'operatore. Una volta definito il tipo di servizio (espresso 24 ore oppure standard da 3 a 5 giorni), con la configurazione corretta Just Fashion può decidere per ogni singola spedizione il corriere più economico a parità di servizio, in base ai contratti in essere. Anche questo, con un click.
Tutte le spedizioni si seguono da un'unica vista: ordine, cliente, corriere, numero di tracking, stato (evaso, in transito, consegnato) e data di spedizione, con filtri per periodo, stato e corriere. L'esito della consegna torna nel gestionale e aggiorna l'ordine, senza che qualcuno debba controllare il sito del corriere.
- Integrazione con GSPED, oltre 300 corrieri
- Vista unica delle spedizioni con stato e tracking
- Esito della consegna riportato sull'ordine
- Etichetta AWB generata dall'ERP
- Tracking collegato alla spedizione
- E-commerce: fattura, evasione, scarico ed etichetta con un click
- Fulfillment con tracking sullo store e mail al cliente
- Scelta automatica del corriere più economico per ogni spedizione
Il corriere più conveniente, spedizione per spedizione
Chi vende online lavora di solito con più corrieri e più contratti, e nessun operatore può confrontare le tariffe a ogni pacco. Definito il livello di servizio promesso al cliente e configurato correttamente il sistema, Just Fashion sceglie per ciascuna spedizione il corriere che, a parità di servizio, costa meno secondo i contratti dell'azienda. Il risparmio si somma pacco dopo pacco, senza aggiungere lavoro.
4. DDT, fattura immediata e fattura differita
A fine imballo si emettono i documenti di trasporto e di vendita. Secondo il cliente e il canale si lavora con fattura immediata, che accompagna la merce, oppure con DDT e fattura differita, che raccoglie in un solo documento le consegne del periodo.
Quale documento emettere lo decidono le regole associate alla causale dell'ordine: tipo di documento, numeratore, filtri per mercato e nazione, modello di stampa. L'operatore non sceglie: preme il pulsante e il documento esce già corretto. Poiché Just Fashion è multilingua, ogni documento esce nella lingua del cliente, con le sue condizioni.
Molte aziende vogliono una numerazione separata, e Just Fashion la gestisce: si possono avere numeratori diversi per canale, cioè wholesale, e-commerce e negozi, e, volendo, anche un numeratore diverso per tipo di documento: fattura di anticipo per il prepagamento, fattura immediata, fattura differita, nota di credito.
Nel dettaglio della fattura c'è tutto quello che serve, già compilato: la regola che l'ha generata, cliente di fatturazione e destinatario, valuta, codice IVA, resa e metodo di consegna, corriere e tracking, condizioni di pagamento (anche miste, come un prepagamento e il saldo a scadenza) e l'eventuale dichiarazione d'intento. Da lì si stampano fattura e DDT, si genera il file XML e, se serve, si ritrasmette allo SDI.
Le stampe riportano per ogni modello la griglia delle taglie con le quantità, e sui documenti per l'estero composizione, Made in, codice doganale e peso.
- Documento di trasporto (DDT) generato dalla spedizione
- Resa, metodo di consegna, corriere e tracking sul documento
- Pagamenti anche misti: prepagamento e saldo a scadenza
- Stampe con griglia taglie per modello e colore
- Fattura immediata o fattura differita da più DDT
- Numeratori separati per canale e per tipo di documento
- Regole per mercato e nazione e modelli di stampa
- Documenti multilingua, nella lingua del cliente
Numerazione separata, per canale e per tipo di documento
L'amministrazione chiede spesso di distinguere le vendite anche nella numerazione: le fatture dell'e-commerce da quelle del wholesale, quelle dei negozi da tutte le altre. In Just Fashion ogni canale può avere il proprio numeratore, e all'interno del canale si può separare ancora per tipo di documento.
Chi preferisce una numerazione unica la mantiene. Chi vuole separare, lo configura una volta sola, e da quel momento ogni documento prende il numero giusto senza che nessuno debba sceglierlo.
Per canale
Per tipo di documento
5. Fattura elettronica in Italia e in Europa, proforma e acconti
Le fatture vengono emesse in formato elettronico e trasmesse al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate direttamente dal gestionale, per tutti i canali, negozi compresi, ciascuna nel numeratore che le compete.
L'integrazione non si ferma all'Italia. Just Fashion ha sviluppato l'integrazione con fiskaly, piattaforma europea di fiscalizzazione, già verificata con un test reale: attraverso fiskaly il gestionale può collegarsi alle amministrazioni fiscali di altri paesi europei, sia per le fatture sia per i corrispettivi dei negozi. Chi ha filiali, negozi o società all'estero gestisce gli adempimenti elettronici di ogni paese dallo stesso sistema, invece di affiancare un programma locale per ciascuno.
Paesi coperti da fiskaly: fiscalizzazione dei negozi e corrispettivi
Paesi coperti da fiskaly: fatturazione elettronica
Prima della spedizione, quando serve, si emette la fattura proforma per richiedere il pagamento anticipato: l'ordine resta impegnato ma fermo finché l'acconto non è incassato. Gli acconti incassati vengono poi considerati nella fattura finale.
Il controllo del fido lavora anche qui: in caso di superamento del fido o di insoluti, la generazione dei documenti si blocca, e la merce non parte verso chi non deve riceverla.
- Fattura elettronica e invio allo SDI dal gestionale
- Integrazione con fiskaly per le amministrazioni fiscali europee
- Fatture e corrispettivi dei negozi, in Italia e all'estero
- Fattura proforma per il pagamento anticipato
- Gestione degli acconti fino alla fattura finale
- Blocco dei documenti per fido superato o insoluti
- Fattura su richiesta anche per le vendite in negozio
6. Documenti pronti per l'export
I documenti di spedizione non portano solo quantità e prezzi: contengono tutte le informazioni obbligatorie per l'esportazione, perché sono già nell'anagrafica di prodotto. HS code, composizione, paese di origine (Made in) e peso arrivano sul documento senza essere ricompilati a mano.
Il codice doganale è spesso il dato più lento da ottenere, articolo per articolo. Just Fashion lo affida anche all'AI: a partire dai dati del prodotto (tipologia, composizione, materiali), l'intelligenza artificiale genera il codice HS e lo scrive in anagrafica, pronto per tutti i documenti successivi.
Il riepilogo doganale raggruppa la spedizione per codice doganale, con quantità, peso e importo di ciascuno, e riporta cartoni, colli, peso lordo, peso netto e volume. A questo si aggiungono, dove serve, la dichiarazione della Convenzione di Washington (CITES) per i materiali soggetti a tutela e la dichiarazione di libera esportazione. Sono documenti che di solito si preparano a mano, riga per riga, e che qui si generano insieme alla spedizione.
- HS code, composizione, Made in e peso sui documenti
- Codici HS generati con l'AI dai dati del prodotto
- Riepilogo doganale
- Dichiarazione CITES per i materiali tutelati
- Dichiarazione di libera esportazione
- Proforma valorizzata per conto vendita e trasferimenti verso l'estero
7. Resi merce (RMA) e note di credito
Il reso parte da un'autorizzazione (RMA): il customer service registra i capi che il cliente restituirà e la causale del reso, partendo dai documenti di vendita originali. Niente resi che arrivano senza che nessuno li aspetti.
All'ingresso a magazzino i capi vengono letti e sottoposti al controllo qualità; quelli idonei vengono reintegrati nella giacenza e tornano disponibili alla vendita. La pratica si chiude con la sostituzione oppure con la nota di credito, collegata alla fattura originaria e generata senza reinserire i dati.
- Autorizzazione al reso (RMA) con causali analitiche
- Reso collegato al documento di vendita originale
- Controllo qualità in entrata e reintegro a magazzino
- Sostituzione o nota di credito collegata alla fattura
- Statistiche dei resi per causale, cliente e prodotto
8. Conto vendita e trasferimenti
La merce data in conto vendita esce con un ordine proprio, identificato dalla sua causale, e viaggia con il DDT oppure, se la destinazione è all'estero, con una fattura proforma valorizzata. Resta di proprietà dell'azienda finché non viene venduta, e il sistema sa sempre dove si trova e presso quale cliente.
Lo stesso vale per i trasferimenti tra negozi e sedi: DDT in Italia, proforma valorizzata verso l'estero, così anche la merce che non è ancora venduta ha i documenti giusti per passare la dogana.
Il venduto si fattura quando il cliente lo comunica, l'invenduto rientra a magazzino con lo stesso meccanismo di un reso. In ogni momento si vede che cosa è ancora in conto vendita, che cosa è stato fatturato e che cosa deve rientrare.
Il ciclo del conto vendita
Poi, per ogni capo
Sempre visibile
Il magazzino può essere fuori. Il controllo resta dentro.
Molte aziende della moda affidano il magazzino a un operatore logistico esterno. Just Fashion si integra tramite API con i sistemi di logistica esterna, WMS e 3PL: gli ordini da evadere partono dal gestionale, e il logistico lavora sui suoi strumenti.
Secondo il flusso che si vuole realizzare, l'integrazione può andare oltre il semplice scambio di ordini. Come avviene con l'e-commerce, è la logistica stessa a chiedere a Just Fashion, via API, di emettere fattura, DDT e gli altri documenti nel gestionale, e a riceverli indietro sempre via API, pronti da accompagnare la merce.
Il risultato è che anche quando il magazzino non è vostro, documenti, numerazione e dati fiscali restano nel gestionale: con le stesse regole, gli stessi numeratori e la stessa trasmissione allo SDI delle spedizioni fatte in casa.
Il vostro logistico non è ancora collegato? Lo colleghiamo noi.
Su richiesta del cliente sviluppiamo l'integrazione personalizzata con il WMS o il 3PL che avete scelto, anche se non l'abbiamo mai collegato prima. Integrare Just Fashion con sistemi di logistica esterni è un lavoro che facciamo da anni: è una delle nostre competenze principali.
Un esempio di flusso
Il percorso si definisce azienda per azienda, secondo come lavora l'operatore logistico.
Ordine da evadere
Just Fashion invia via API l'ordine assegnato al sistema del logistico.
Prelievo e imballo
Il logistico prepara la merce con i suoi strumenti.
Richiesta dei documenti
Via API, la logistica chiede a Just Fashion di emettere fattura o DDT.
Documenti emessi nel gestionale
Just Fashion li genera con le sue regole e i suoi numeratori, e li trasmette via API.
Spedizione
La merce parte con i documenti corretti; stato e tracking tornano nel gestionale.
Gli errori che non arrivano al cliente
Spedizione e fatturazione sono il punto in cui un errore costa di più: un reso, una nota di credito, una merce ferma in dogana, un cliente scontento. Il modo migliore di gestirli è non farli nascere.
Il capo sbagliato non entra nel collo
L'imballo con barcode o RFID confronta ogni capo con l'ordine: taglia, colore o modello errati vengono segnalati prima che la scatola sia chiusa.
I dati doganali ci sono già
HS code, composizione, Made in e peso vengono dall'anagrafica di prodotto. Nessuno li ricopia a mano, e la spedizione non si ferma per un dato mancante. E per i nuovi articoli, il codice HS lo può generare l'intelligenza artificiale.
La fattura rispecchia la spedizione
DDT e fattura nascono dai colli davvero composti: si fattura ciò che è partito, non ciò che era stato ordinato.
L'ultimo passo dello stesso flusso.
Spedizioni, fatturazione e resi non sono un modulo a parte da riconciliare con il resto: sono il punto d'arrivo degli ordini raccolti da agenti, showroom, e-commerce e marketplace, e il punto di partenza delle statistiche di vendita.
Il cliente è lo stesso dell'ordine, il prodotto è lo stesso della collezione, la giacenza è la stessa del magazzino. Per questo i documenti si generano invece di essere compilati.
Moduli collegati
- ✓Ordini Clienti e Agenti, da dove arrivano gli ordini confermati
- ✓Magazzino e Logistica, giacenze, ubicazioni e movimenti
- ✓Dati Prodotto e Costi, composizioni, HS code e Made in
- ✓POS Negozi e Retail, vendite in negozio e fattura su richiesta
- ✓Integrazione Shopify, fulfillment e tracking verso lo store
Funzionalità chiave
Le funzioni disponibili, organizzate per area di processo.
- ✓Assegnazione dello stock da magazzino o da commessa
- ✓Liste di prelievo per ordine, modello, colore e taglia
- ✓Imballo verificato con barcode e RFID
- ✓Composizione dei colli e packing list
- ✓Stampa delle etichette collo
- ✓Integrazione con GSPED, oltre 300 corrieri, etichetta AWB
- ✓Integrazione via API con WMS e 3PL esterni
- ✓Nuove integrazioni logistiche sviluppate su richiesta del cliente
- ✓Fattura e DDT emessi su richiesta del logistico e trasmessi via API
- ✓Corriere più economico scelto per ogni spedizione in base ai contratti
- ✓Tracking collegato e fulfillment verso gli e-commerce
- ✓Tutte le spedizioni orchestrate dagli ordini clienti
- ✓Regole predefinite: da causale e assegnazione a lista di prelievo
- ✓Tipo di documento deciso dalla regola, emesso con un pulsante
- ✓Trasferimenti tra negozi gestiti come ordini
- ✓Conto vendita e trasferimenti con DDT o proforma valorizzata per l'estero
- ✓DDT, fattura immediata e fattura differita
- ✓Fattura elettronica e invio allo SDI
- ✓Integrazione con fiskaly: fatture e corrispettivi nei paesi europei
- ✓Fattura proforma e gestione degli acconti
- ✓Numeratori separati per canale e per tipo di documento
- ✓Regole per mercato e nazione e modelli di stampa
- ✓Documenti multilingua con condizioni del cliente
- ✓Blocco dei documenti per fido superato o insoluti
- ✓Fatturazione dei canali e-commerce B2C e B2B
- ✓Fattura su richiesta per le vendite in negozio
- ✓HS code, composizione, Made in e peso sui documenti
- ✓Generazione dei codici HS con l'intelligenza artificiale
- ✓Riepilogo doganale, dichiarazione CITES e di libera esportazione
- ✓Autorizzazione al reso (RMA) con causali
- ✓Controllo qualità dei capi resi
- ✓Reintegro automatico a magazzino
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- ✓Conto vendita: fatturazione del venduto e rientro dell'invenduto
- ✓Statistiche di fatturato ed export in PDF ed Excel
Dalla scatola chiusa alla fattura allo SDI, senza ribattere niente.
Ti mostriamo come un ordine confermato diventa un collo verificato con il lettore, una packing list, un DDT e una fattura elettronica, e come un reso si chiude con la nota di credito collegata alla fattura d'origine.