ORDINI CLIENTI & AGENTI
Clienti, agenti, showroom, e-commerce e marketplace in un unico portafoglio ordini: dalla campagna vendite alla consegna, alla fattura elettronica, ai resi.
Controllo omnicanale completo delle vendite
La complessità e la dinamicità delle moderne reti commerciali richiedono una piattaforma flessibile e nativamente verticale per il fashion. Just Fashion OMS gestisce la rete di vendita, il cliente, l'acquisizione degli ordini, la fatturazione e il post-vendita all'interno di un unico sistema.
Sono supportate la vendita da showroom fisici e digitali, agenti e subagenti, società di distribuzione, ordini di collezione (campagna vendite), riassortimenti in stagione e vendite dal disponibile di magazzino. Ogni operatore è inserito gerarchicamente nel sistema e lavora online sui processi aziendali con permessi dedicati.
I connettori omnicanale nativi centralizzano gli ordini provenienti dai principali marketplace e piattaforme e-commerce, tra cui JOOR B2B, Farfetch FPS, Shopify Plus, Magento, PrestaShop, WooCommerce, Intramirror e Cettire, senza duplicazione dei dati né riconciliazioni manuali.
La disponibilità di magazzino in tempo reale riserva automaticamente la merce al momento dell'ordine, azzerando il rischio di overselling e di rotture di stock su tutti i canali integrati.
Ognuno entra dal suo posto, i dati restano gli stessi
La rete commerciale della moda non è fatta di un solo tipo di utente. Just Fashion OMS dà a ciascuno lo strumento giusto, con permessi propri, ma sopra un'unica base dati di clienti, cataloghi, listini e giacenze.
Customer service
Controlla, corregge e conferma gli ordini di tutta la rete, gestisce fidi e condizioni, emette conferme d'ordine e segue l'avanzamento delle consegne.
Agenti, sub-agenti e distributori
Inseriscono ordini dai propri clienti ovunque si trovino, vedono solo i clienti, i marchi e i listini a cui sono abilitati e seguono provvigioni e budget.
Showroom fisici e digitali
Durante la campagna vendite lavorano sul catalogo interattivo con immagini, cartelle colori e scale taglie, trasformando la presentazione in ordine senza ripassare da fogli Excel.
Canali digitali
E-commerce, marketplace e piattaforme wholesale digitali riversano i loro ordini nello stesso portafoglio, con le stesse regole di disponibilità e di evasione.
Ogni ordine sa già che cosa deve fare
Nel fashion "ordine cliente" non è una cosa sola. Just Fashion distingue le tipologie e, soprattutto, attribuisce a ciascun ordine una causale che ne determina il comportamento lungo tutto il processo.
Preordini, merce ancora da produrre
Sono gli ordini raccolti durante la campagna vendite sui cataloghi di collezione, quando la merce non esiste ancora. Vengono presi su finestre di consegna e date di disponibilità previste, non su una giacenza reale.
Una volta confermati diventano fabbisogno: alimentano la pianificazione e le commesse di produzione, e la merce viene prodotta sulla base del venduto.
Disponibile di magazzino e riassortimenti
Sono gli ordini inseriti su merce che esiste già: riassortimenti in stagione, vendite dal disponibile, pronto moda. L'operatore lavora sulla giacenza reale, vede cosa c'è e in quali taglie.
Impegnano subito la merce: la disponibilità si aggiorna in tempo reale su tutti i canali e l'ordine è evadibile immediatamente.
I due flussi restano distinti nella gestione ma uniti nel portafoglio: l'avanzamento delle consegne, il budget, le statistiche e la fatturazione vedono insieme il preordine di collezione e il riassortimento, mentre produzione e magazzino ricevono ciascuno ciò che gli compete.
La causale che governa il comportamento dell'ordine
Ogni ordine cliente porta con sé una causale e una sottocausale, che in Just Fashion si chiamano Selling type e Sub selling type. Non sono un'etichetta buona solo per le statistiche: sono l'informazione che collega l'ordine al canale di vendita e che fa reagire il sistema in modo diverso.
Dalla causale dipendono le regole che l'ordine seguirà: quali listini e condizioni applicare, come impegnare la merce, quali documenti produrre, come classificare il venduto nelle analisi.
È questo che rende l'ordine cliente lo strumento che orchestra tutto: un unico documento, comportamenti diversi a seconda di ciò che rappresenta.
Alcuni esempi di causale
Le causali si configurano secondo l'organizzazione dell'azienda.
Wholesale
Piattaforme B2B digitali
E-commerce e marketplace
Formule commerciali
Movimentazione interna
Anche i trasferimenti tra negozi sono ordini
Lo stesso strumento serve a spostare la merce all'interno della rete: il trasferimento da un punto vendita a un altro viaggia come ordine, con la sua causale, e muove il magazzino con le stesse regole e la stessa tracciabilità di una vendita.
Il negozio riassortisce da solo. Se ha accesso al magazzino centrale, apre un ordine da disponibile, vede a catalogo che cosa c'è davvero e in quali taglie, e inserisce ciò che gli serve. La logistica riceve una richiesta già pronta e spedisce.
Niente liste in Excel da mandare via mail, niente telefonate per sapere se un capo c'è, niente richieste di merce già esaurita: il punto vendita lavora sulla giacenza reale, come farebbe un cliente sul disponibile.
Il risultato è che l'intera movimentazione aziendale, verso il cliente e all'interno della rete, passa da un solo meccanismo, invece che da procedure separate da riconciliare.
Il ciclo di una campagna vendite
Dall'apertura della collezione alla fattura, ogni passaggio riusa i dati del precedente. Il risultato è un portafoglio ordini sempre allineato, su cui si basano produzione, magazzino e amministrazione.
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Apertura campagna e cataloghi
Collezione, listini, condizioni commerciali, finestre di consegna e cataloghi digitali vengono resi disponibili alla rete. Ogni operatore vede ciò a cui è abilitato.
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Raccolta ordini da tutti i canali
Showroom, agenti, customer service, e-commerce e marketplace inseriscono ordini di collezione, riassortimenti o vendite dal disponibile. Tutto confluisce nello stesso portafoglio.
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Controllo, fido e conferma
Ogni ordine ha uno stato di avanzamento, e il passaggio da uno stato al successivo è ciò che porta l'ordine alla conferma: verifica amministrativa, conferma dell'agente, pre-conferma del customer service, eventuale fattura proforma per incassare l'acconto, conferma definitiva. Gli stati non sono fissi: ogni azienda definisce i propri.
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Dalla vendita alla produzione
Gli ordini confermati diventano fabbisogno: alimentano la pianificazione e le commesse di produzione, oppure vengono assegnati alla giacenza già presente a magazzino.
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Assegnazione, prelievo e spedizione
Il sistema genera le liste di prelievo, guida l'imballo con barcode o RFID ed emette etichette collo, packing list e DDT.
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Fatturazione e post-vendita
Fattura elettronica allo SDI, gestione degli acconti e, quando serve, autorizzazione al reso (RMA), reintegro a magazzino e nota di credito collegata alla fattura originaria.
Tutti i canali, la stessa disponibilità.
L'ordine di uno showroom, quello di un agente, quello che arriva da JOOR e quello dell'e-commerce impegnano la stessa merce e seguono lo stesso percorso. Nessuna riconciliazione manuale tra sistemi, nessun rischio di vendere due volte lo stesso capo.
Gestione completa delle vendite, della rete commerciale e degli ordini
Dall'anagrafica cliente alla spedizione, dalla fatturazione elettronica alla gestione dei resi: tutti i processi condividono gli stessi dati, senza duplicazioni.
1. Anagrafiche clienti e dati commerciali
I dati dei clienti sono accessibili in tempo reale da qualsiasi dispositivo: condizioni di pagamento, indirizzi multipli di destinazione merce, condizioni commerciali personalizzate, listini di vendita multivaluta, storico completo di ordini e fatture, budget stagionale e statistiche di vendita.
- Profilo cliente a 360° e gestione di più indirizzi di spedizione
- Condizioni commerciali personalizzate, fido e termini di pagamento
- Storico completo di ordini, bolle, fatture e note di accredito
2. Agenti, sub-agenti e rete showroom
La rete di vendita lavora online, senza alcuna sincronizzazione dei dati. La struttura dinamica di Just Fashion permette di creare gerarchie precise tra gli operatori: clienti, showroom, distributori, agenti e sub-agenti. La profilazione degli accessi garantisce che ciascun utente veda esclusivamente le informazioni, i clienti e i cataloghi a cui è abilitato.
- Gerarchia flessibile tra showroom, distributori, agenti e sub-agenti
- Calcolo automatico delle provvigioni per agente e sub-agente
- Permessi granulari per zona, marchio, cliente e listino
3. Budget di vendita e monitoraggio obiettivi
Per ogni cliente, agente o territorio si imposta e si monitora il budget di vendita per stagione, linea, famiglia di prodotto e area geografica. Uno strumento di business intelligence estrae in tempo reale l'avanzamento delle vendite a confronto con il budget pianificato e con i periodi precedenti.
- Target per stagione, linea, famiglia di prodotto e zona
- Confronto in tempo reale tra budget, venduto e stagione precedente
- Matrici multidimensionali esportabili in Excel e PDF
4. Inserimento rapido e intelligente degli ordini
Gli ordini clienti si gestiscono in modo intuitivo e veloce: customer service, agenti e showroom inseriscono ordini di collezione, riassortimenti o ordini da merce disponibile a magazzino da qualunque dispositivo. Funzioni dedicate accorciano il lavoro: copia ordini tra destinazioni, cataloghi digitali interattivi e generazione dei cataloghi per la presentazione al cliente.
I cataloghi di collezione con le immagini dei prodotti si generano in PDF, Excel e HTML: il PDF per la presentazione e la stampa, l'Excel per chi lavora sui dati e sulle quantità, l'HTML per l'invio e la consultazione online, anche da tablet e telefono.
L'intero ordine si può inoltre vedere e modificare in un'unica griglia, come un foglio Excel: tutte le righe sotto gli occhi, quantità modificabili direttamente, senza entrare e uscire da una schermata per ogni modello. È il modo di lavorare a cui gli operatori sono già abituati, ma sopra i dati reali dell'ERP.
Quando l'ordine arriva già compilato dall'esterno, ad esempio da un buyer o da una catena che lavora con i propri file, si carica con l'import da CSV invece di essere ribattuto a mano.
- Ordini di collezione, riassortimenti e prelievo dal disponibile
- Cataloghi di collezione con le immagini dei prodotti in PDF, Excel e HTML
- Vista e modifica dell'intero ordine in un'unica griglia, come un foglio Excel
- Duplicazione rapida degli ordini tra clienti, filiali e punti vendita
- Import degli ordini da file CSV
5. I documenti dell'ordine: proposta, proforma e conferma
In qualunque momento si stampa la proposta d'ordine (copia commissione) in PDF, completa delle condizioni di vendita aziendali. Gli operatori generano riepiloghi statistici raggruppati per modello, tessuto e colore, a prezzo wholesale o retail. Dopo la convalida del customer service il sistema emette la conferma d'ordine ufficiale, e dove serve la fattura proforma per l'incasso anticipato.
Essendo Just Fashion un sistema multilingua, ogni documento viene stampato nella lingua del cliente, con termini e condizioni di vendita personalizzati e, a scelta, con o senza le immagini dei prodotti: la versione illustrata per lo showroom e il buyer, quella compatta per l'amministrazione.
- Proposta d'ordine, fattura proforma e conferma d'ordine in PDF
- Documenti multilingua, nella lingua del cliente
- Stampa con o senza immagini dei prodotti
- Termini e condizioni di vendita personalizzati
- Dettaglio per modello, tessuto, variante colore e scala taglie
- Calcolo acconti, controllo fido e invio automatico al cliente
6. Stati di avanzamento e workflow di conferma
Ogni ordine cliente ha uno stato di avanzamento, e il flusso di lavoro lo accompagna da uno stato al successivo: dal primo inserimento ("Nuovo ordine") al controllo amministrativo e alla verifica del fido, fino a "Confermato" e "In produzione". Lo stato dice in ogni momento a che punto è l'ordine e chi deve intervenire.
È il meccanismo che regge tutto il processo di conferma: finché un ordine non ha superato i controlli previsti non avanza, e finché non è confermato non impegna la produzione né il magazzino.
Il numero e il nome degli stati si definiscono azienda per azienda. Una rete snella può lavorare con tre passaggi, un gruppo strutturato con approvazioni a più livelli ne può avere molti di più: la configurazione segue le regole interne, non il contrario.
- Stati di avanzamento configurabili per numero, nome e sequenza
- Blocco dell'inserimento ordini e della generazione documenti per superamento fido o insoluti
- Protezione e congelamento degli ordini durante le fasi di commessa
- Visibilità immediata su dove si trova ogni ordine del portafoglio
Un esempio di catena degli stati
Una configurazione tipica di una rete con agenti, dove l'ordine passa di mano prima di diventare definitivo.
Dallo stato "Pre-confermato" si emette la fattura proforma. È il documento con cui si richiede al cliente il pagamento anticipato: l'ordine resta fermo, impegnato ma non ancora definitivo, finché l'acconto non è stato incassato.
Ricevuto il prepayment, l'ordine passa allo stato "Confermato" e da quel momento alimenta produzione, assegnazione e consegna.
Questo è solo un esempio: numero, nome e sequenza degli stati vengono definiti azienda per azienda, insieme ai controlli che regolano ogni passaggio. Una rete snella può lavorare con tre stati, un gruppo con approvazioni a più livelli ne usa molti di più.
7. Assegnazione stock, spedizione e fatturazione
Per essere spedito e fatturato, l'ordine confermato viene assegnato alla giacenza di magazzino oppure pre-assegnato alla commessa di produzione in arrivo. Il sistema genera le liste di prelievo per gli operatori e guida l'imballo con lettura barcode o RFID.
Durante l'imballo si compongono i colli: ogni capo viene assegnato al proprio collo, da cui il sistema produce la packing list dei colli, con il dettaglio di che cosa contiene ciascuno, e le etichette collo da applicare alla scatola. Chi riceve la merce sa esattamente cosa trova dentro, e i controlli in accettazione diventano rapidi.
Al termine vengono emessi DDT e fattura elettronica SDI.
- Assegnazione dello stock da magazzino o da commesse di produzione
- Picking list e verifica dell'imballo con barcode e tag RFID
- Composizione dei colli e packing list con il contenuto di ciascun collo
- Stampa delle etichette collo
- Emissione di DDT e fattura elettronica SDI
- Informazioni obbligatorie per l'export già sui documenti: HS code, composizione, Made in, peso
- Riepilogo doganale, dichiarazione CITES e di libera esportazione dove necessarie
Documenti pronti per l'export, con un click
I documenti di spedizione non portano solo quantità e prezzi: contengono tutte le informazioni obbligatorie per l'esportazione, perché sono già nell'anagrafica di prodotto. HS code, composizione, paese di origine (Made in) e peso arrivano sul documento senza essere ricompilati a mano.
A questi si aggiungono il riepilogo doganale e, dove serve, la dichiarazione della Convenzione di Washington (CITES) per i materiali soggetti a tutela e la dichiarazione di libera esportazione. Sono documenti che di solito si preparano a mano, riga per riga, e che qui si generano insieme alla spedizione.
8. Gestione resi merce (RMA) e note di credito
Il servizio post-vendita garantisce una gestione trasparente di resi, sostituzioni e note di credito. Il processo inizia con l'autorizzazione al reso, dove il customer service registra i capi da ricevere e la relativa causale. All'ingresso merce a magazzino il workflow consente di reintegrare le scorte e di procedere alla sostituzione o all'emissione immediata della nota di accredito.
- Autorizzazione al reso (RMA) strutturata con causali analitiche
- Controllo qualità in entrata e reintegro automatico a magazzino
- Nota di credito collegata alla fattura originaria
9. Business Intelligence e controllo direzionale
I flussi di vendita diventano decisioni. Il modulo di Business Intelligence estrae in tempo reale report e statistiche analitiche in formato PDF ed Excel: vendite complessive, fatturato, confronto tra stagioni, stato di avanzamento delle consegne e classificazione dei clienti per agente, famiglia di prodotto, canale distributivo e nazione.
- Report multidimensionali di sell-in e sell-out in PDF ed Excel
- Monitoraggio di avanzamento consegne, portafoglio ordini e backlog
- Analisi per agente, area geografica, linea di collezione e categoria
Il margine si vede mentre si vende, non a consuntivo
Il prezzo di vendita è nell'ordine, il costo del prodotto è già nell'ERP. Just Fashion incrocia i due dati e calcola la marginalità in tempo reale, mentre la campagna vendite è ancora aperta e le decisioni si possono ancora prendere.
Tutti i canali, ciascuno con il suo margine
Wholesale, e-commerce, marketplace, retail e conto vendita non hanno la stessa redditività. Poiché tutti gli ordini vivono nello stesso portafoglio e portano la loro causale, il margine si legge canale per canale e si confronta senza estrazioni separate da riconciliare.
Nel calcolo entrano le condizioni realmente applicate: sconti a scaglioni, listini per mercato e valute. È il margine dell'ordine vero, non quello teorico di listino.
Il dato è disponibile a widget dentro Just Fashion, per chi vuole il colpo d'occhio, ed esportabile in PDF ed Excel per le analisi e le riunioni commerciali.
Due basi di costo, a scelta
La marginalità può essere calcolata su due valori diversi, secondo il momento e lo scopo dell'analisi.
Costo standard
Calcolato dalla distinta base: materiali, consumi, lavorazioni e accessori del prodotto. È il costo disponibile fin dallo sviluppo della collezione, quindi consente di ragionare sui margini già in fase di campagna vendite.
Costo medio effettivo
Il costo reale maturato sulla merce. Fotografa quanto è costata davvero, e serve quando si vuole misurare la redditività consuntiva invece di quella pianificata.
Come si legge la marginalità
- ✓Per canale: wholesale, e-commerce, marketplace, retail, conto vendita
- ✓Per cliente, agente, area geografica e mercato
- ✓Per stagione, linea, modello, colore e taglia
- ✓Per singolo ordine, fino alla riga
- ✓Confronto tra canali e tra stagioni
Decidere prima, non spiegare dopo
Vedere il margine durante la campagna vendite cambia le scelte che si possono fare: capire quale linea rende davvero, quale cliente assorbe troppo sconto, quale canale sta crescendo a scapito della redditività. A fine stagione lo stesso dato serve solo a spiegare che cosa è successo.
Gli ordini digitali entrano dalla stessa porta.
Le piattaforme wholesale digitali, gli e-commerce e i marketplace non vivono a parte: i loro ordini arrivano nel portafoglio di Just Fashion con le stesse anagrafiche, gli stessi listini e la stessa disponibilità degli ordini raccolti da agenti e showroom.
Just Fashion svolge così la funzione di OMS multicanale: un solo luogo in cui vedere tutto il venduto, un solo stock da cui attingere, un solo processo di evasione e fatturazione.
Connettori nativi
- ✓JOOR B2B, showroom digitale wholesale
- ✓Shopify e Shopify Plus, e-commerce e POS
- ✓Farfetch FPS, marketplace luxury
- ✓Magento, PrestaShop e WooCommerce
- ✓Intramirror e Cettire
Funzionalità chiave dell'OMS
Le funzioni disponibili, organizzate per area di processo.
- ✓Anagrafiche clienti, agenti e distributori
- ✓Condizioni commerciali e sconti a scaglioni
- ✓Gestione budget clienti e avanzamento
- ✓Listini di vendita multivaluta
- ✓Calcolo provvigioni agenti e sub-agenti
- ✓Permessi per zona, marchio, cliente e listino
- ✓Ordini di collezione (preordini) destinati alla produzione
- ✓Ordini da stock: disponibile di magazzino e riassortimenti
- ✓Catalogo online interattivo e cataloghi con immagini in PDF, Excel e HTML
- ✓Ordine visibile e modificabile in griglia, come un foglio Excel
- ✓Import degli ordini da file CSV
- ✓Finestre di consegna e date di disponibilità
- ✓Proposta d'ordine, proforma e conferma d'ordine in PDF
- ✓Documenti multilingua, con o senza immagini prodotto
- ✓Termini e condizioni di vendita personalizzati
- ✓Stati di avanzamento configurabili per ogni azienda
- ✓Fattura proforma e incasso dell'acconto prima della conferma
- ✓Workflow di conferma con controllo fido e approvazioni
- ✓Blocco di inserimento ordini e documenti per fido o insoluti
- ✓Ordini da canali digitali nello stesso portafoglio
- ✓Selling type e Sub selling type per canale e formula commerciale
- ✓Conto vendita e trasferimenti tra negozi gestiti come ordini
- ✓Assegnazione stock e liste di prelievo
- ✓Imballo con barcode e RFID e composizione dei colli
- ✓Packing list dei colli e stampa delle etichette collo
- ✓Documenti export con HS code, composizione, Made in e peso
- ✓Riepilogo doganale, dichiarazione CITES e di libera esportazione
- ✓Fatturazione acconti ed elettronica SDI
- ✓Resi merce (RMA), sostituzioni e note di credito
- ✓Business Intelligence con report PDF ed Excel
- ✓Marginalità in tempo reale per canale, cliente e prodotto
- ✓Widget di margine ed export in PDF ed Excel
- ✓Avanzamento consegne, portafoglio ordini e backlog
Una sola regia per tutta la rete vendita.
Ti mostriamo come si apre una campagna vendite, come agenti e showroom inseriscono gli ordini, come il customer service li conferma e come la merce arriva al cliente con fattura e tracking.